Regolamento dell'Archivio Provinciale

PROVINCIA DI SANT’ANGELO E PADRE PIO - FOGGIA
DEI FRATI MINORI CAPPUCCINI
 
 
Regolamento dell’Archivio Provinciale
 
TITOLO I
Principi fondamentali
 
Art. 1La Provincia di Foggia dei Frati Minori Cappuccini (d’ora innanzi Provincia) individua nell’archivio, quale complesso degli atti e dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attività, un servizio essenziale per garantire la salvaguardia della memoria storica. A tal fine riconosce la necessità di un corretto funzionamento del servizio archivistico, sia nella sua fase corrente di protocollazione e classificazione delle carte, sia nella successiva fase di archiviazione, ordinamento, inventariazione e conservazione dei documenti, intesi come bene culturale secondo il dettato della legge archivistica nazionale.
 
Art. 2            La Provincia organizza il servizio archivistico nel rispetto delle norme contenute nel Codice di diritto canonico e di quelle emanate dalle competenti auto­rità in materia di archivi ecclesiastici nel rispetto delle norme concor­datarie.
 
 
TITOLO II
Finalità, sede e modalità di accesso
 
Art. 3            L’istituzione dell’Archivio Provinciale (d’ora innanzi Archivio) persegue come finalità:
  1. la conservazione e l’ordinamento della documentazione come garanzia di salvaguardia della memoria storica dell’ente;
  2. l’attivazione di corrette procedure di scarto di documenti;
  3. la consultazione, da parte dei Frati Cappuccini e di quanti ne facciano espressa e motivata richiesta, degli atti e dei documenti, su qualsiasi supporto, da esso conservati e il rilascio di copia, con le modalità di cui al Titolo III;
  4. la promozione di ricerca storica e di valorizzazione del patrimonio documentario che costituisce fonte per la storia della Provincia, in eventuale collaborazione con altri enti;
  5. il raccordo costante con la Segreteria Provinciale relativamente alla protocollazione, per favorire la razionalizzazione delle procedure di registrazione, classificazione e conservazione, anche alla luce delle nuove tecnologie dell’informazione;
  6. la salvaguardia e l’acquisizione di quei documenti o di quegli archivi che risultino di interesse per la conoscenza e lo studio della storia locale.
Art. 4 L’Archivio ha sede presso i locali della Curia Provinciale siti nel convento della B.V.M. Immacolata, piazza Immacolata, 1 – 71100 Foggia, tel. 0881-3021 (centralino) – fax: 0881-302234, e-mail …
 
 
Art. 5 La consultazione dell’Archivio è possibile solo previo appuntamento. L’Archivio resta chiuso durante il mese di agosto.
 
TITOLO III
Norme relative al servizio di consultazione
 
Art. 6 L’Archivio mette il proprio materiale a disposizione dei Frati Cappuccini e di quanti ne facciano espressa e motivata richiesta, in particolare studiosi e ricercatori ecclesiastici e laici.
 
Art. 7
  1. Possono essere consultati solo i documenti anteriori agli ulti­mi 70 anni.
  2. La consultazione di documenti definiti come riservati o relati­vi a situazioni private di persone può concedersi solo su previa ed espli­cita autorizzazione da parte del Ministro Provinciale o di suo delegato, apposta sulla domanda pre­sentata dal richiedente.
  3. La consultazione di altri documenti può concedersi anche pri­ma della scadenza dei termini suindicati, previa autorizzazione del Ministro provinciale o suo delegato.
Art. 8 L'ammissione degli studiosi alla consultazione è affidata all’Archivista Provinciale (d’ora innanzi Archivista), il quale valuterà le richieste sulla base dei requisiti del richiedente. Per poter accedere all’Archivio è richiesta la consegna di un documento d’identità valido.
 
Art. 9 Lo studioso può essere ammesso alla consultazione dell'Archivio dopo aver presentato una regolare domanda, nella quale siano indicati i fondi che intende consultare, i motivi della ri­cerca e sia dichiarato esplicitamente il suo impegno a far pervenire al­l'archivio un esemplare della pubblicazione effettuata utilizzando la ri­cerca nell'archivio. Nell'atto di ammissione, sia consegnata allo studioso copia del presente Regolamento, affinchè sia informato degli obblighi ai quali è soggetto.
 
 
Art. 10 Gli studiosi, per essere ammessi nella sala di studio, sono tenuti annualmente e comunque ogni volta che intendono mutare lo scopo delle proprie ricerche, a compilare l’apposita domanda, esibendo un documento d’identità valido. Lo studioso è tenuto ad apporre giornalmente la firma ed altre eventuali indicazioni (indirizzo, nazionalità, ecc.) in un apposito regi­stro di presenza.
 
Art. 11 Le richieste di documenti, effettuate mediante apposite schede, non devono essere superiori a n. 5 pezzi archivistici per seduta, salvo particolari deroghe concesse dall’Archivista. La distribuzione cessa mezz’ora prima della chiusura.
 
Art. 12 È vietato introdurre nella sala di studio borse, cartelle ed altri contenitori. Con l’ingresso in sala di studio, gli studiosi sono tenuti a conservare sul tavolo di consultazione soltanto gli strumenti strettamente inerenti al proprio lavoro.
 
Art. 13 È proibito agli studiosi durante la consultazione:
  • scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
  • fare calchi o lucidi o trarre fotocopie, fotografie, minute, senza il permesso dell’Archivista;
  • scomporre i documenti dall’ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo. In caso di necessita’ dovrà essere richiesta l’assistenza dell’Archivista;
Art. 14 I pezzi archivistici ricevuti in consultazione dovranno essere restituiti ogni volta all’Archivista, ricomposti nello stato in cui sono stati consegnati e completamente ricondizionati.
 
Art. 15 Con l’ingresso in archivio, gli studiosi si obbligano a far pervenire all’archivio copia del proprio elaborato relativo alle fonti archivistiche utilizzate.
 
Art. 16 Il materiale archivistico è escluso dal prestito. Fa eccezione il prestito temporaneo a Frati Cappuccini per motivate ragioni, che saranno oggetto di valutazione da parte dell’Archivista. Il prestito di materiale documentario raro e di pregio può essere concesso ad istituzioni pubbliche che ne facciano richiesta per mostre temporanee. L’istituzione richiedente, oltre ad assumersi le responsabilità in merito alla conservazione dei documenti durante il prestito, dovrà sostenere i costi di trasporto, imballaggio, assicurazione, nonché tutte le spese necessarie alla tenuta in idonee condizioni ambientali espositive dei pezzi archivistici.
 
Art. 17 È proibito agli studiosi il prelievo diretto dei documenti dalla loro collocazione.
 
Art. 18 Per nessun motivo è permesso di portare i documenti fuori dalla sede dell'Archivio. Solo l'autorità competente può autorizzare la con­cessione di documenti dell'archivio per mostre e simili, con le opportu­ne cautele.
 
TITOLO IV
Norme relative al servizio di riproduzione
 
Art. 19 Per le opere di maggior pregio o in cattivo stato di conservazione l’Archivista può rifiutarne la consultazione, motivandone le ragioni. I documenti in precario stato di conservazione sono accessibili solo in riproduzioni digitali.
 
Art. 20 Coloro che traggono riproduzioni di documenti sono tenuti a fare domanda scritta, elencando analiticamente il materiale da riprodurre. Il permesso di riproduzione non attribuisce nessun diritto di proprietà artistica o letteraria innanzi a terzi. L’esecuzione di fotografie (da scattare senza flash per i documenti anteriori al sec. XIX) di materiale archivistico con mezzi propri e’ consentita ad uno studioso per volta. Non sono consentite fotocopie del materiale rilegato, ne’ di quello cartaceo e pergamenaceo in cattive condizioni di conservazione e, in linea di massima, anteriore al secolo XIX.
 
Art. 21 La pubblicazione delle riproduzioni da parte degli studiosi e’ soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dall’Archivista.
 
Art. 22 La riproduzione fotostatica o fotografica do­vranno essere autorizzate dall'Archivista su apposita richiesta e dopo es­sersi assicurato dello stato di conservazione dei documenti. La riprodu­zione avvenga esclusivamente nella sede dell'archivio.
 
Art. 23 Nonostante il principio generale di facilitare l'accesso alla docu­mentazione per mezzo di fotocopie o fotografie, non è con­sentito riprodurre interi fondi dell'archivio.
 
TITOLO V
Disposizioni relative al personale e norme finali
 
Art. 24 All’Archivista spetta:
  • provvedere che siano assicurati la conservazione e l’ordinamento degli atti d’archivio, nonché l’aggiornamento dell’inventario, anche mediante l’utilizzo delle nuove tecnologie informatiche;
  • curare le procedure di scarto secondo le indicazioni di cui al Titolo V del presente regolamento;
  • consentire agli studiosi la consultazione dei documenti conservati nell’Archivio supportandoli nell’attività di ricerca;
  • formulare programmi tesi a conseguire le finalità di cui all’art. 3 del presente regolamento, nonché relazioni annuali sull’andamento del servizio;
  • effettuare, ove richiesto, ricerche storiche con finalità pratiche o culturali.
Art. 25 Ai frequentatori dell'archivio potrà essere revocato l'accesso nel ca­so in cui avessero dimostrato di non tenere in sufficiente cura i docu­menti loro dati in consultazione.
 
Art. 26 A chiunque trasgredisca le norme del presente Regolamento potrà essere interdettatemporaneamente o definitivamente la consultazione degli atti conservati nell’Archivio.